Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας είναι υπεύθυνη για τον έλεγχο των όρων κάθε σύμβασης ανάληψης / ανάθεσης ερευνητικού έργου σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος Οδηγού.
Το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των εγγράφων γνωστοποίησης των εφευρέσεων προς το Πανεπιστήμιο (Ειδικός Λογαριασμός), την αξιολόγηση των δυνατοτήτων τους για εμπορική εκμετάλλευση και τη διαπραγμάτευση με τρίτα μέρη για θέματα παραχώρησης αδειών εκμετάλλευσης.
Οι εφευρέτες πρέπει να καταθέτουν έγκαιρα και με ίδια πρωτοβουλία στο Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας ειδικό Έντυπο Γνωστοποίησης Εφεύρεσης για κάθε εφεύρεση, που μπορεί να οδηγήσει σε Δίπλωμα Ευρεσιτεχνίας και έγινε στο πλαίσιο των καθηκόντων τους ή με χρήση υποδομών που ανήκουν ή προσφέρονται από το Πανεπιστήμιο (Ειδικός Λογαριασμός). Το ίδιο έντυπο χρησιμοποιείται και για ανακαλύψεις /εφευρέσεις/ ερευνητικά αποτελέσματα που καλύπτονται από δικαιώματα δημιουργού (copyright). Στο έντυπο αυτό αναφέρονται οι δημιουργοί, το αντικείμενο της ανακάλυψης /εφεύρεσης/ ερευνητικού αποτελέσματος, οι συνθήκες κατά τις οποίες προέκυψε και γεγονότα που σχετίζονται με μελλοντικά βήματα ή ενέργειες.
Σχετικά με τη γνωστοποίηση κάθε εφεύρεσης διευκρινίζονται τα εξής: