Αγαπητές συνεργάτιδες και αγαπητοί συνεργάτες,
Όπως ήδη γνωρίζετε, ο ΕΛΚΕ έχει προχωρήσει επιτυχώς στην υιοθέτηση ηλεκτρονικών διαδικασιών σε όλο το φάσμα της οικονομικής και διοικητικής διαχείρισης των έργων. Ένα σπουδαίο παράδειγμα αποτελεί η ηλεκτρονική υποβολή των εντολών μισθοδοσίας. Με γνώμονα την καλύτερη οργάνωση, τη μείωση της γραφειοκρατίας, την επιτάχυνση εκτέλεσης των πράξεων, την ορθή τήρηση του θεσμικού πλαισίου, και την προστασία του περιβάλλοντος από την άσκοπη χρήση των έντυπων μέσων, σταδιακά αυξάνονται οι διαδικασίες που διενεργούνται στη Μ.Ο.Δ.Υ. εξολοκλήρου ηλεκτρονικά. Σε αυτό το στάδιο, προχωρούμε στην πλήρη «ηλεκτρονικοποίηση» του Συγκεντρωτικού Μηνιαίου Φύλλου Χρονοχρέωσης κάθε απασχολούμενου.
Το Ηλεκτρονικό Συγκεντρωτικό Μηνιαίο Φύλλο Χρονοχρέωσης θα ισχύσει από 1 Οκτωβρίου 2020. Στο ενδιάμεσο διάστημα των 2 περίπου μηνών, είναι σημαντικό να τακτοποιήσετε όλες τις εκκρεμότητες που αφορούν στην καταχώριση συμβάσεων ιδίας συμμετοχής και ωρών απασχόλησης προηγούμενων μηνών. Επισημαίνουμε ότι, μετά την παρέλευση της ως άνω ημερομηνίας, θα εφαρμοστεί κλείδωμα σε όλες τις καταχωρήσεις που αφορούν σε προηγούμενα διαστήματα χωρίς να υπάρχει η δυνατότητα διορθωτικών ενεργειών.
Υπενθυμίζουμε ότι το Συγκεντρωτικό Μηνιαίο Φύλλο Χρονοχρέωσης (Global timesheet) περιλαμβάνει την πλήρη καταγραφή του χρόνου απασχόλησης ενός εργαζόμενου στο Φορέα: της πρόσθετης (σε όλα τα έργα που απαιτούν φύλλα χρονοχρέωσης) και της συμβατικής απασχόλησης στο Ίδρυμα (σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τη νομοθεσία). Η συμβατική απασχόληση αφορά στο σύνολο των δραστηριοτήτων του απασχολούμενου που συναρτώνται με την ιδιότητά του ως μέλους του Φορέα, π.χ. διδασκαλία, συμμετοχή σε επιτροπές, στα όργανα διοίκησης του Πανεπιστημίου, της Σχολής ή του Τμήματος, μη χρηματοδοτούμενη έρευνα ή έρευνα που εντάσσεται στο πλαίσιο υλοποίησης ερευνητικών έργων (ιδία συμμετοχή).
Στα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, στα συγχρηματοδοτούμενα ΕΣΠΑ και σε έργα που χρηματοδοτούνται αποκλειστικά από εθνικούς πόρους (π.χ. Εμβληματικές Δράσεις, ΕΛΙΔΕΚ), η προσκόμιση αξιόπιστων συγκεντρωτικών μηνιαίων φύλλων χρονοχρέωσης ως συνοδευτικών εγγράφων των εντολών μισθοδοσίας αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση προκειμένου να πραγματοποιηθεί η πιστοποίηση των δαπανών προσωπικού από τα όργανα επαλήθευσης και τους ελεγκτικούς φορείς. Εντούτοις, η πλήρης αποδοχή του ηλεκτρονικού συστήματος καταγραφής και παρακολούθησης των ωρών απασχόλησης από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα των ανωτέρω χρηματοδοτικών μηχανισμών, τα οποία πιστοποιούν τις δαπάνες αμοιβών προσωπικού, προϋποθέτει την συνακόλουθη πλήρη «ηλεκτρονικοποίηση» του Συγκεντρωτικού Μηνιαίου Φύλλου Χρονοχρέωσης κάθε απασχολούμενου, το οποίο –κατά τον ίδιο τρόπο όπως το Ατομικό Φύλλο Χρονοχρέωσης και η Μηνιαία Έκθεση Παραχθέντος Έργου- θα φέρει την ημερομηνία και τις ηλεκτρονικές υπογραφές (κατάλληλη σήμανση) του απασχολούμενου και του αρμόδιου Υπεύθυνου Προσωπικού (Προέδρου του ΕΛΚΕ).
Λαμβάνοντας υπόψη ότι το συγκεντρωτικό φύλλο δε συνδέεται αποκλειστικά με μία εντολή πληρωμής αλλά με το σύνολο των εντολών πληρωμής που αφορούν σε παράλληλες συμβάσεις ενός απασχολούμενου για τον ίδιο μήνα, ενώ περιλαμβάνει υποχρεωτικά και τις ώρες εκπόνησης μη χρηματοδοτούμενης έρευνας ως ιδίας συμμετοχής και των λοιπών εκπαιδευτικών και διοικητικών δραστηριοτήτων κάθε απασχολούμενου, η τελική του έκδοση οριστικοποιείται μετά την καταχώρηση όλων των ωρών απασχόλησης. Ως εκ τούτου, η ημερομηνία υπογραφής του απασχολούμενου (την οποία φέρει με την ειδική σήμανση καταχώρησης ως ηλεκτρονική υπογραφή) είναι η ημερομηνία υπογραφής του τελευταίου κατά χρονολογική σειρά ατομικού φύλλου χρονοχρέωσης έργου (που μπορεί να αφορά είτε σε πρόσθετη απασχόληση είτε σε ιδία συμμετοχή).
Είναι σαφές ότι προκειμένου ένα συγκεντρωτικό μηνιαίο φύλλο χρονοχρέωσης να θεωρηθεί αξιόπιστο, θα πρέπει να πληρούνται σωρευτικά οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
1. Το συγκεντρωτικό μηνιαίο φύλλο χρονοχρέωσης θα πρέπει να είναι μοναδικό. Για παράδειγμα, δε θα πρέπει να υποβάλλεται προς πιστοποίηση προς έναν Φορέα ένα φύλλο χρονοχρέωσης το οποίο περιλαμβάνει x ώρες απασχόλησης και ακολούθως να υποβάλλεται σε έναν άλλο (ή ακόμη και στον ίδιο) Φορέα ένα διαφορετικό φύλλο χρονοχρέωσης το οποίο να περιλαμβάνει ψ ώρες απασχόλησης, επειδή στο ενδιάμεσο διάστημα καταχωρήθηκαν ώρες από μία σύμβαση που δεν είχε συμπεριληφθεί στο αρχικό (π.χ. μία μεταγενέστερη καταχώριση ωρών ιδίας συμμετοχής).
2. Η ημερομηνία υπογραφής του συγκεντρωτικού μηνιαίου φύλλου χρονοχρέωσης δε θα πρέπει να απέχει ημερολογιακά κατά διάστημα μεγαλύτερο του ενός (1) μήνα κατά μέγιστο από το μήνα τον οποίο αφορά, π.χ. το φύλλο του Ιανουαρίου 2020 δε θα πρέπει να φέρει ημερομηνία υπογραφής το Μάιο του 2020!
Κατά συνέπεια, είναι σημαντικό να ακολουθείτε ευλαβικά τα ακόλουθα βήματα:
1. Με την έναρξη των έργων και την ένταξή τους στο πληροφοριακό σύστημα της Μ.Ο.Δ.Υ., εκτός από την καταχώριση των συμβάσεων πρόσθετης απασχόλησης, θα πρέπει να καταχωρούνται άμεσα και οι ονομαστικές καταστάσεις που αφορούν στην ιδία συμμετοχή του Ιδρύματος. Η καταχώριση των τελευταίων (όπου προβλέπεται) θα πρέπει να γίνεται σε πραγματικό χρόνο (δεν θα επιτρέπονται αναδρομικές ημερομηνίες) άμεσα με την έναρξη των έργων και χωρίς χρονοτριβή.
2. Μετά το τέλος κάθε μήνα, θα πρέπει όλοι οι απασχολούμενοι να καταχωρούν τις ώρες απασχόλησής τους σε όλες τις ενεργές τους συμβάσεις (συμπεριλαμβανόμενων και αυτών της ιδίας συμμετοχής). Ορίζεται ως μέγιστη περίοδος δυνατότητας καταχώρησης ωρών απασχόλησης στο πληροφοριακό σύστημα ο ένας μήνας. Για παράδειγμα, για το μήνα Ιανουάριο θα μπορείτε να καταχωρήσετε ώρες στο σύστημα μέχρι τα τέλη του Φεβρουαρίου. Από την 1η Μαρτίου, το σύστημα θα κλειδώνει και δε θα υπάρχει δυνατότητα διορθωτικών ενεργειών.
3. Οι απασχολούμενοι θα πρέπει να συμπληρώνουν τις ώρες των λοιπών δραστηριοτήτων τους στο Ίδρυμα, π.χ. τις διδακτικές σύμφωνα με τα ωρολόγια προγράμματα, την επίβλεψη των διδακτορικών διατριβών, τη συνεργασία με φοιτητές, τη συμμετοχή τους στις Γενικές Συνελεύσεις ή σε άλλα όργανα του Πανεπιστημίου ή του Τμήματος, κλπ. Δε θα είναι δυνατή η καταχώρηση εντολής για πρόσθετη απασχόληση ενός μήνα εάν πρότερα δεν έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα οι ώρες λοιπών δραστηριοτήτων.
4. Μετά την καταχώρηση ωρών από τον απασχολούμενο στην τελευταία ενεργή του σύμβαση (είτε πρόσθετης είτε ιδίας συμμετοχής), το σύστημα θα «παράγει» το συγκεντρωτικό μηνιαίο φύλλο χρονοχρέωσης του απασχολούμενου για τον συγκεκριμένο μήνα, με ημερομηνία υπογραφής αυτήν της τελευταίας καταχώρισης.
5. Το συγκεντρωτικό μηνιαίο φύλλο θα λαμβάνει πρωτόκολλο και θα προωθείται στον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ για υπογραφή και θα φυλάσσεται στο σύστημα. Στη συνέχεια θα προωθείται προς τις αρμόδιες ελεγκτικές αρχές είτε στο πλαίσιο προγραμματισμένων πιστοποιήσεων είτε έκτακτων ελέγχων.
Σημαντικές επισημάνσεις:
Όπως αναφέραμε και στην αρχή της παρούσας ενημέρωσης, προ της πλήρους υιοθέτησης της ανωτέρω διαδικασίας στο πληροφοριακό σύστημα της Μ.Ο.Δ.Υ., θα πρέπει:
1. Να προχωρήσετε άμεσα σε κατάθεση των ονομαστικών καταστάσεων που εκκρεμούν και αφορούν στην ιδία συμμετοχή του Ιδρύματος.
2. Να προχωρήσετε άμεσα σε καταχώριση όλων των ωρών παρελθόντων μηνών, είτε από συμβάσεις πρόσθετης απασχόλησης ή ιδίας συμμετοχής.
Στο ενδιάμεσο χρονικό διάστημα των περίπου 2 μηνών που δίνεται ώστε να διευθετηθούν όλες οι ανωτέρω εκκρεμότητες, τα συγκεντρωτικά μηνιαία φύλλα χρονοχρέωσης θα υπογράφονται εντύπως ή με ψηφιακή υπογραφή.
Αρχής γενομένης από 1 Οκτωβρίου του τρέχοντος έτους, όλες οι καταχωρήσεις προηγούμενων μηνών θα «κλειδώσουν» στο σύστημα και θα τεθεί σε εφαρμογή ο νέος μηχανισμός αποτύπωσης στο πλήρως ηλεκτρονικό σύστημα καταγραφής.