Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ του ΑΠΘ, λαμβάνοντας υπόψη αιτήματα Επιστημονικών Υπεύθυνων (ΕΥ) σχετικά με τη δυνατότητα κάλυψης δαπανών συμμετοχής σε συνέδρια, ημερίδες, workshops, και project meetings που δεν υλοποιήθηκαν ή δε θα υλοποιηθούν, λόγω της έκτακτης κατάστασης που έχει προκληθεί από τη μετάδοση του κορωνοϊού, αποφάσισε κατ’ εξαίρεση ότι οι εν λόγω δαπάνες (εισιτήρια, ξενοδοχεία κτλ.) μπορούν να καλυφθούν από υφιστάμενα έργα των Επιστημονικών Υπεύθυνων, εφόσον αυτές θεωρούνται επιλέξιμες από το υφιστάμενο πλαίσιο χρηματοδότησής τους.
Η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής:
1. Η/Ο μετακινούμενη/ος θα πρέπει να προχωρήσει στην ακύρωση των εισιτηρίων, ξενοδοχείων και registration fees ζητώντας την επιστροφή των χρημάτων που έχει καταβάλει.
2. Ειδικότερα στα έργα με χρηματοδότη την Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα πρέπει να πραγματοποιηθεί ηλεκτρονική επικοινωνία της/του Συντονίστριας/η με την/τον Project Officer, για τη σύμφωνη γνώμη της/του, ώστε τα έξοδα της μετακίνησης που ακυρώθηκε να κριθούν ως επιλέξιμα για χρηματοδότηση από τα direct costs. Στην περίπτωση που δεν υπάρχει η σύμφωνη γνώμη της/του Project Officer, η κάλυψη των δαπανών δύναται να πραγματοποιηθεί από τα indirect costs του έργου.
3. Οι ΕΥ θα πρέπει να καταθέσουν στην Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ σχετικό αίτημα κάλυψης των δαπανών, μερικώς ή ολικώς, των ακυρωμένων μετακινήσεων από το έργο τους συνοδευόμενο από:
α. Υπεύθυνη Δήλωση της/του μετακινούμενης/ου ότι το ποσό που αιτείται να καλυφθεί, δεν της/του έχει επιστραφεί.
β. Την επικοινωνία με την/τον Project Officer, για τα έργα με χρηματοδότη την Ευρωπαϊκή Επιτροπή
Σας ενημερώνουμε ότι για τα έργα που χρηματοδοτούνται από το ΕΣΠΑ η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ υπέβαλε σχετικό αίτημα προς τους αρμόδιους φορείς, ώστε να εξεταστεί κατ’ εξαίρεση η δυνατότητα επιλεξιμότητας των δαπανών αυτών από τα έργα και αναμένεται να εκδοθεί σχετική εγκύκλιος από την Ειδική Υπηρεσία Θεσμικής Υποστήριξης (ΕΥΘΥ).